Адміністративна помічниця

Association sur Nantes, à taille humaine, recrute un(e) ASSISTANTE ADMINISTRATIVE afin d'assurer les fonctions suivantes :

Réceptionner et orienter les appels téléphoniques, assurer l'accueil physique et renseigner les bénéficiaires, selon leur demande.
Gérer les plannings d'interventions en liaison avec la Direction et la secrétaire de direction
Etablir le devis, transmettre les données sur les modalités techniques et commerciales (planning, prix, paiement, plan d'aides financier...) aux bénéficiaires, et aux intervenants de l'association.
Suivi administratif des bénéficiaires : créer des dossiers personnalisés, livret d'accueil, document individuel de prise en charge, règlement de fonctionnement de l'association
Ecouter et recenser les réclamations et les traiter en lien avec la Direction
Participer aux réunions d'équipe
Participer à l'organisation d'événements internes et à l'organisation matérielle de forums, d'évènements festifs, de réunions.
Enregistrer et suivre le règlement des factures concernant les interventions réalisées chez les bénéficiaires.
Saisir et mettre en forme des documents administratifs et juridiques pour les deux associations.
Effectuer la gestion administrative de la structure, sous l'égide de la direction.
Suivi administratif du personnel : documents et formalités administratives des entrées et sorties, suivi des contrats de prévoyance, des visites médicales, suivi du financement des formations, tenue des registres, suivi des plannings congés et absences, préparation des variables de paie interface en lien avec le cabinet comptable.