Адміністративний помічник

Au sein de l'équipe Competens vous contribuez à :
Assurer le traitement administratif et documentaire des dossiers de formation dans COMPETENS.NET ;
Veiller à la présence, à la lisibilité et au bon classement des pièces attendues ;
Relancer les formateurs lorsque des documents sont manquants, incomplets ou non exploitables ;
Contribuer à la complétude des dossiers en prévision des contrôles et audits Qualiopi ;
Apporter un renfort administratif ponctuel à l'équipe selon les priorités du service.

Missions principales :
Vérification administrative des dossiers de formation :
- Consulter les dossiers enregistrés dans COMPETENS.NET ;
- Vérifier la présence des informations et pièces attendues ;
- Contrôler la lisibilité, la cohérence et le classement des documents ;
- Identifier les pièces manquantes, incomplètes, illisibles ou mal classées ;
- Recenser les actions à réaliser et mettre à jour les outils de suivi ;
- Signaler à l'équipe les anomalies nécessitant une analyse ou un arbitrage.
Relance et suivi des formateurs :
- Contacter les formateurs à partir des modèles et consignes du service ;
- Préciser les pièces attendues et les dossiers concernés ;
- Effectuer les relances nécessaires jusqu'à réception des documents ;
- Assurer la traçabilité des relances et signaler les absences de réponse.
Intégration et classement des pièces dans COMPETENS.NET :
- Réceptionner et vérifier la correspondance des documents transmis ;
- Renommer les fichiers conformément aux règles définies ;
- Insérer les pièces dans les dossiers et rubriques appropriés ;
- Contrôler l'enregistrement et la consultation des documents ;
- Actualiser le statut du dossier ou le tableau de suivi après traitement.
Contribution à la conformité documentaire Qualiopi :
- Appliquer les procédures, consignes et checklists qualité du service ;
- Corriger les erreurs de classement ou de dépôt identifiées ;
- Préparer les dossiers afin de faciliter leur contrôle par l'équipe Competens ;
- Alerter la responsable ou le référent en cas de doute ou de non-conformité persistante.

Missions complémentaires :
Apporter un renfort administratif ponctuel aux collaborateurs de l'équipe Competens ;
Réaliser des opérations simples de saisie, classement, archivage ou mise à jour de données ;
Compléter des tableaux de suivi et effectuer des vérifications documentaires ciblées ;
Participer au traitement des priorités ou pics temporaires d'activité du service.

Compétences requises :
Formation de niveau baccalauréat à bac +2 dans le domaine administratif, de la gestion ou de l'assistanat ;
Une première expérience dans une fonction administrative, documentaire ou de saisie est appréciée ;
Une expérience dans le secteur de la formation professionnelle constitue un atout ;
Aisance dans l'utilisation des outils informatiques et des plateformes numériques.
Savoirs :
Connaissance des règles de base du classement et de la gestion documentaire ;
Bonne maîtrise du français écrit ;
Connaissance des principes de confidentialité et de protection des informations ;
Maîtrise des outils du pack Office et des plateformes numériques ;
Une première connaissance de la formation professionnelle et de Qualiopi est appréciée.
Savoir-faire :
Utiliser une plateforme numérique de gestion ;
Consulter, contrôler et compléter un dossier administratif ;
Identifier une pièce manquante, illisible, incohérente ou mal classée ;
Déposer, renommer et classer des documents numériques ;
Appliquer une procédure et une checklist avec rigueur ;
Saisir et mettre à jour des informations avec précision ;
Rédiger un message de relance simple, clair et professionnel ;
Remonter une anomalie ou demander un arbitrage en cas de doute ;
Respecter les priorités, les consignes et les délais communiqués.
Savoir-être :
Rigueur, minutie et fiabilité ;
Patience et capacité à trav