Помічник з адміністративного управління

Загальне завдання
Допомога адміністративній команді у щоденних задачах управління та бухгалтерського обліку. Забезпечення надійного відстеження бухгалтерських документів, платежів та термінів у взаємодії з керівництвом та аудитором-експертом. Участь у адміністративному супроводі персоналу, поточній адміністративній діяльності та відстеженні автопарку.
Бухгалтерська та фінансова діяльність
Управління документами постачальників
- Отримання та перевірка товарно-транспортних накладних (BL), рахунків-фактур та кредитових нотифікацій постачальників; повідомлення про розбіжності або відсутні документи.
- Внесення даних товарно-транспортних накладних та рахунків-фактур постачальників до профільного програмного забезпечення Hygisoft, уникаючи дублювання.
- Архівування підтверджуючих документів та ведення актуального реєстру термінів оплати постачальникам для затвердження керівництвом.

Відстеження клієнтів та простроченої заборгованості
- Контроль надходжень коштів, клієнтських термінів оплати та несплачених рахунків; оновлення стану рахунків.
- Проведення нагадувань щодо оплати телефоном та письмово, фіксація комунікації та відстеження зобов’язань щодо платежів.
- Підготовка справ для судового оскарження з необхідними документами: комерційні пропозиції або контракти, рахунки-фактури, підтвердження виконаних робіт, нагадування та історія платежів. Забезпечення адміністративного супроводу після затвердження керівництвом.
Щотижнева звітність
- Складання щотижневого звіту щодо надходжень коштів, простроченої дебіторської заборгованості, термінів оплати постачальникам та наявних бухгалтерських аномалій.
- Представлення пріоритетів для нагадувань та дій, що необхідно вжити; оперативне інформування керівництва про блокування або значні затримки.

Соціальне та адміністративне управління
Соціальний супровід та адміністрування персоналу
- Збір, перевірка та щомісячна передача кабінету змінних елементів заробітної плати: години, відсутність, відпустки, премії та витрати.
- Ведення актуального стану особових справ персоналу та відстеження відпусток, відсутності та лікарняних.
- Передача кабінету інформації щодо найму, змін життєвої ситуації та звільнення співробітників; відстеження документів, які потрібно оформити або підписати.
- Перевірка відповідності розрахункових листів переданим даним та повідомлення кабінету та керівництва про виявлені аномалії.
Розрахунок заробітної плати та соціальні декларації здійснюються бухгалтерсько-соціальним кабінетом.
Підтримка адміністративної команди
- Організація телефонного прийому та центрального комутатора; надання інформації, маршрутизація та передача повідомлень.
- Обробка пошти та електронних листів у зоні відповідальності, підготовка відповідей та відстеження запитів.
- Архівування документів, оновлення справ та таблиць відстеження; підтримка команди відповідно до пріоритетів.
Відстеження автомобілів та страхування
- Оновлення справ автомобілів: призначення, страхування, технічне обслуговування та технічний огляд.
- Відстеження термінів, сповіщення залучених осіб та організація зустрічей після затвердження.
- Формування та своєчасна передача декларацій про страхові випадки разом із керівництвом та водіями.
- Відстеження документів, експертиз, ремонтів, франшиз та компенсацій до закриття справ.
Організація та самостійність
Дотримання термінів та пріоритетів керівництва, контроль інформації, фіксація операцій та оперативне повідомлення про аномалії.
Отримання затвердження керівництвом щодо платежів, витрат, знижок, графіків платежів та процедур оскарження. Консультація кабінету щодо незвичайних або складних бухгалтерських чи соціальних операцій.
Збереження конфіденційності даних, особливо соціальних та банківських, та дотримання внутрішніх правил доступу та передачі документів.

Трудові відносини
Всередині компанії: керівництво, адміністративна, комерційна та технічна команди. Ззовні: бухгалтерсько-соціальний кабінет, клієнти, постачальники, страхові компанії, гаражі та спеціалісти у справах оскарження.