Адміністративний помічник у будівельній сфері

Ghezzi Menuiserie — це мале та середнє підприємство, розташоване в Узе, яке спеціалізується на виробництві дерев'яних, алюмінієвих та ПВХ вікон та дверей.
Ми беремо участь у різноманітних проєктах для державних та приватних клієнтів, переважно в регіонах Окситанія та Прованс-Альпи-Лазурний Берег.

У рамках нашої діяльності ми шукаємо адміністративного помічника у будівельній сфері, щоб посилити нашу команду та забезпечити адміністративний супровід наших будівельних майданчиків та справ підрядників.

-Опис посади -
Під керівництвом адміністративно-фінансового директора та у тісній співпраці з керівниками проєктів та різними відділами компанії ви забезпечуєте поточне адміністративне управління та документальний супровід будівельних об'єктів.
Ви відіграєте важливу роль у обміні інформацією, дотриманні термінів та надійності справ.
Ви перевіряєте наявність необхідних документів, здійснюєте нагадування та оперативно повідомляєте про відсутність паперів або ситуації, що потребують рішення.
Ваші основні завдання:
- Забезпечувати телефонний та особистий прийом, а також обробку листів та електронної пошти;
- Готувати, передавати, систематизувати та архівувати адміністративні документи;
- Створювати та оновлювати справи будівельних майданчиків в ERP-системі, SharePoint та внутрішніх інструментах;
- Підготовляти та контролювати адміністративні та контрактні документи, необхідні для проведення робіт на майданчиках;
- Збирати, перевіряти та нагадувати про надання документів від підрядників, а також підготовляти та контролювати DAST (документи про завершення робіт);
- Здійснювати адміністративний супровід приймання робіт, зауважень, експертиз, DOE (документація про завершення робіт), ключів та звільнення від відповідальності;
- Надавати адміністративну підтримку керівникам проєктів, слідкувати за дотриманням термінів;
- Адміністративно супроводжувати автопарк, страхові випадки та канцелярське постачання.
Цей перелік представляє основні завдання посади. Він може змінюватися залежно від організації та потреб компанії.

-Шуканий профіль -
Бажано мати освіту рівня Бакалавра або Бакалавра +2 у галузі адміністративного управління, секретарської справи, адміністративної допомоги, управління малим та середнім бізнесом або в суміжній галузі.
Бажаний успішний досвід роботи на адміністративній посаді. Досвід у будівництві, громадських роботах, столярному виробництві або управлінні справами підрядників є значною перевагою.
Ви впевнено володієте комп’ютерними програмами та здатні одночасно працювати з кількома справами.
Ваша уважність дозволяє перевіряти наявність та узгодженість документів, дотримуватися термінів та оперативно повідомляти про порушення.

-Вимоги до навичок та якостей -
- Чудове письмове та усне мовлення;
- Хороше володіння Word, Excel та Outlook;
- Здатність організовувати, систематизувати та швидко знаходити документи;
- Уважність при перевірці та введенні інформації;
- Здатність контролювати терміни та здійснювати нагадування;
- Аналітичний склад розуму та здатність чітко передавати інформацію;
- Вміння зустрічати гостей та надавати послуги;
- Самостійність, оперативність та універсальність;
- Комунікабельність та любов до командної роботи;
- Конфіденційність та дотримання таємниці;
- Здатність повідомляти керівництво про порушення або затримки.

-Робоче середовище та інструменти -
У рамках ваших обов’язків ви використовуватимете зокрема:
- Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook) Teams та SharePoint;
- Sage Batigest;
- Телефонну станцію;
- Внутрішні інструменти для класифікації та супроводу будівельних майданчиків;
- Інструменти генеративного штучного інтелекту типу GPT.
Необхідне хороше володіння типовими офісними програмами. Під час працевлаштування буде забезпечено навчання роботі в Batigest, SharePoint та внутрішнім процедурам.

-Подання заявки -
Будь ласка, надішліть нам своє резюме разом із кількома рядками про ваш досвід та мотивацію.