Адміністративний помічник у центрі професійної підготовки

Implantée en région Ile-De-France, l'AFORPA (Association régionale pour la FORmation Professionnelle Automobile) constitue le 1er Centre de Formation en Alternance préparant aux métiers des services de l'automobile et de la mobilité.

Avec ses 5 établissements répartis sur le territoire francilien et ses 90 collaborateurs, l'AFORPA accompagne plus de 1000 jeunes en alternance dans les métiers de la réparation automobile et bénéficie du label qualité de la Région Ile-De-France et de la certification QUALIOPI.

Dans le cadre d'un contrat à durée déterminée de 3 mois renouvelable, nous recherchons un Assistant Administratif (H/F) pour notre établissement d'Issy-les-Moulineaux (92), qui sera en charge de l'accueil du public et de participer à la gestion administrative du site.
Rattaché(e) hiérarchiquement au Responsable de site Adjoint (H/F), vous serez en charge :

D'assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique des visiteurs en :

- Organisant le filtrage des appels téléphoniques et leur transmission auprès des différents services en fonction du degré de priorité ;
- Apportant un premier de niveau d'information dans le cadre de la relation clients auprès des différents interlocuteurs internes comme externes (apprenants, parents, entreprises partenaires, prestataires externes) ;
- Accueillant les visiteurs sur le site jusqu'à leur prise en charge par l'interlocuteur visité ;
- Organisant la transmission des informations par mail auprès des différents services.

D'assurer un suivi administratif des alternants en :

- Organisant le traitement administratif des alternants de l'inscription en ligne jusqu'à l'examen ;
- Recueillant auprès des partenaires l'ensemble des documents en lien avec les différentes sessions d'apprentissage
- Etablissant les contrats par alternance (contrat apprentissage et contrat de professionnalisation) et les conventions de formation associées,
- Assurant le suivi des documents afin de disposer de la prise en charge financière des contrats et en assurer la relance si nécessaire,
- Assurer le traitement administratif des examens conformément aux procédures administratives en vigueur (tenue du caisson CCF, convocation aux épreuves CCF, archivage, .)
- Participer aux enquêtes et au reporting à destination des services du siège
- Organisant en temps réel la traçabilité du parcours des alternants ;
- Recueillant et préparant les éléments nécessaires au dossier d'aide régionale aux apprentis.

De contribuer à la promotion de l'établissement et de ses formations en :

- Participant à l'organisation des différents événements de l'établissement (journées portes ouvertes, semaine des services de l'automobile, remise des diplômes, journées ERASMUS, réunion parents, .) ;
- Recueillant les inscriptions aux stages découvertes des métiers ;
- Assurant le traitement administratif des ateliers de recherche d'entreprise en lien avec la formatrice référente insertion ;
- Assurant la diffusion des supports de communication auprès des différents acteurs (candidats, apprenants, familles, entreprises, partenaires).