Асистент з адміністративного управління
1 871 € / місяць
Опубліковано 28.10.2026
Коротко про вакансію
- Контракт
- Строковий контракт (CDD) · 12 місяців
- Зайнятість
- Повна зайнятість
- Робочий час
- 35 годин на тиждень
- Досвід
- Без досвіду
- Категорія
- Адміністративна робота
- Місто
- Діжон (Dijon)
- Французька
- Не вказана у вимогах
- Кількість місць
- 1
- Графік
- Денна зміна
Що важливо знати
Позиція асистента з адміністративного управління передбачає виконання різноманітних адміністративних завдань, включаючи секретарську підтримку керівництва, адміністративний запис та управління підписами. Робота передбачає повну зайнятість з можливістю віддаленої роботи та зарплатою 1871 євро брутто.
Опис вакансії
Обов'язки:
Під керівництвом заступника адміністративного директора SEFCA ви виконуєте різноманітні адміністративні завдання у тісній співпраці з адміністративними та педагогічними командами, керівництвом, учнями, інструкторами та партнерами. Ця багатофункціональна посада вимагає здатності одночасно керувати різними видами діяльності та адаптуватися до різних контактів.
Адміністрування керівництва
- Організація графіку керівництва (призначення зустрічей, планування)
- Обробка вхідної та вихідної кореспонденції
- Прийом, інформування та орієнтація контактів (особисто, телефоном, електронною поштою)
Адміністративний запис (IA)
- Внесення даних адміністративного запису у спеціалізовані програми
- Перевірка повноти папок із документами для запису (довідкові документи)
- Виконання простих оновлень та виправлень
- Систематизація та архівування адміністративних справ стажерів
- Дотримання процедур та інструкцій, що стосуються запису
Адміністративна підтримка керівництва
- Оформлення адміністративних документів (листів, простих нотаток)
- Організація зустрічей (виклики, бронювання приміщень, логістика)
- Забезпечення систематизації та архівування документів
- Участь у внутрішньому обміні інформацією
Інша частина обов'язків стосується Управління підписами (≈ 50%)
- Збір та перевірка повноти листів підписів (підписи, дати, години)
- Виявлення аномалій або відсутніх документів
- Нагадування інструкторам та спікерам про необхідність подання документів
- Внесення та оновлення даних про присутність
- Систематизація та архівування підтверджуючих документів відповідно до інструкцій
- Перевірка узгодженості між списками підписів та графіком
- Передача повних справ менеджерам
Шуканий профіль:
Освіта та/або досвід роботи в адміністративній сфері, секретарській роботі або управлінні
Досвід роботи на адміністративних посадах, секретарських функціях або управлінні навчальним процесом/професійною освітою є бажаним, як і досвід роботи в середовищі вищої освіти або безперервного навчання.
Технічні навички
- Знання технік секретарської роботи та адміністративного управління;
- Володіння офісними програмами та здатність адаптуватися до нових галузевих програм;
- Здатність застосовувати адміністративні процедури та дотримуватися термінів;
- Навички контролю відповідності адміністративних справ;
- Письмові навички та володіння письмовою мовою;
- Здатність одночасно керувати кількома видами діяльності, пріоритезувати завдання, надійно вносити дані
- Володіння цифровими інструментами та методами документального архівування.
- Здатність приймати та інформувати користувачів
Ви відрізняєтесь:
- Вашою уважністю та почуттям деталей;
- Вашою організацією та методом роботи;
- Вашою професійною стриманістю та дотриманням конфіденційності;
- Вашою швидкою реакцією та здатністю до адаптації;
- Вашим почуттям обслуговування та комунікабельністю;
- Вашою здатністю працювати в команді та спілкуватися з різними контактами.
Контракт та умови роботи
- Очікувана дата початку контракту: 07/12/2026
- Контракт, категорія C, 12 місяців, підлягає продовженню
- Повна зайнятість
- Можлива віддалена робота після періоду адаптації
- Оплата праці: 1871€ брутто залежно від досвіду та професійного шляху
Дата подання заявки: Четвер, 26 листопада 2026 року
RESPONSABILITÉS :
Sous l'autorité de l'adjoint au responsable administratif du SEFCA, vous assurez des missions administratives variées en collaboration étroite avec les équipes administratives et pédagogiques, la direction, les apprenants, les intervenants et les partenaires. Ce poste polyvalent requiert une capacité à gérer simultanément différentes activités et à s'adapter à des interlocuteurs divers.
Secrétariat de Direction
- Assurer la gestion de l'agenda de la direction (prise de rendez-vous, organisation)
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs (physique, téléphone, mail)
Inscriptions administratives (IA)
- Saisir les inscriptions administratives dans les applications dédiées
- Vérifier la complétude des dossiers d'inscription (pièces justificatives)
- Effectuer les mises à jour et corrections simples
- Classer et archiver les dossiers administratifs des stagiaires
- Appliquer les procédures et consignes liées aux inscriptions
Appui administratif à la direction
- Mettre en forme des documents administratifs (courriers, notes simples)
- Organiser les réunions (convocations, réservation de salles, logistique)
- Assurer le classement et l'archivage des documents
- Participer à la circulation de l'information interne
Une autre partie des missions concerne la Gestion des émargements (≈ 50%)
- Collecter et vérifier la complétude des feuilles d'émargement (signatures, dates, horaires)
- Identifier les anomalies ou pièces manquantes
- Effectuer les relances auprès des formateurs et intervenants
- Saisir et mettre à jour les données de présence
- Classer et archiver les justificatifs conformément aux consignes
- Vérifier la cohérence entre émargements et planning
- Transmettre les dossiers complets aux gestionnaires
PROFIL RECHERCHÉ :
Formation et/ou expérience dans le domaine administratif, du secrétariat ou de la gestion
Une expérience dans des fonctions administratives, de secrétariat ou de gestion de la scolarité/formation professionnelle est appréciée, tout comme une expérience dans un environnement d'enseignement supérieur ou de formation continue.
Compétences techniques
- Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative ;
- Maîtrise des outils bureautiques et capacité à s'adapter à de nouveaux logiciels métiers ;
- Capacité à appliquer des procédures administratives et à respecter les échéances ;
- Aptitude à contrôler la conformité de dossiers administratifs ;
- Qualités rédactionnelles et maîtrise de l'expression écrite ;
- Capacité à gérer simultanément plusieurs activités, à prioriser les tâches, à saisir des données avec fiabilité
- Maîtrise des outils numériques et des méthodes d'archivage documentaire.
- Capacité à accueillir et informer des usagers
Vous êtes reconnu(e) pour :
- Votre rigueur et votre sens du détail ;
- Votre organisation et votre méthode de travail ;
- Votre discrétion professionnelle et votre respect de la confidentialité ;
- Votre réactivité et votre capacité d'adaptation ;
- Votre sens du service et votre aisance relationnelle ;
- Votre capacité à travailler en équipe et à communiquer avec des interlocuteurs variés.
Contrat et conditions d'exercice
- Début de contrat prévisible : 07/12/2026
- Contrat, catégorie C, 12 mois, renouvelable
- Temps complet
- Télétravail possible après période d'intégration
- Rémunération : 1871€ brut selon expérience et parcours professionnel
Date limite de candidature : Jeudi 26 novembre 2026
Вимоги до кандидата
- Досвід
- Без досвіду
- Кваліфікація
- Кваліфікований працівник
Умови роботи
- Французька не вказана у вимогах
- Дистанційна робота
Про роботодавця
SEFCA
Місце роботи
21000, Діжон (Dijon), Côte-d'Or, Bourgogne-Franche-Comté
Джерело вакансії: France Travail · переглянути оригінал