Адміністративний помічник

Notre agence Adéquat Bordeaux Tertiaire recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) (F/H) pour une mission d'intérim à Talence, chez son client, un institut d'études marketing implanté depuis plus de 25 ans. La mission démarre dès que possible et se poursuit jusqu'à la fin de l'année, pour renforcer l'équipe pendant une période chargée.

Notre client réalise des études pour de grandes entreprises : enquêtes clients mystères, études de satisfaction et enquêtes par téléphone auprès de particuliers et de professionnels (médecins, architectes, entreprises). Les appels sont passés par une cellule de télé-enquêteurs installée dans ses locaux, et c'est elle que vous allez épauler.

EXCELLENT NIVEAU SUR EXCEL INDISPENSABLE

Vos futures missions

Votre rôle principal est de préparer les fichiers d'appels des télé-enquêteurs. À partir des listes de contacts fournies par les clients ou constituées en interne, vous nettoyez les données : vous supprimez les doublons, vous vérifiez et remettez au bon format les numéros de téléphone, vous corrigez les noms et les adresses, et vous retirez les contacts incomplets ou qui ont demandé à ne plus être appelés. Vous découpez ensuite ces fichiers selon les besoins de chaque étude, par exemple par région, par profil ou en fonction des quotas à atteindre.

Pendant les enquêtes, vous tenez à jour les tableaux de suivi : nombre d'appels passés, questionnaires complétés, refus, rappels à programmer. Ces tableaux permettent à l'équipe de savoir en temps réel où en est chaque étude et de réagir vite si un quota prend du retard. Vous préparez aussi les nouveaux fichiers de rappel.

En amont des études, vous aidez à mettre en forme les questionnaires et vous les relisez pour vérifier l'orthographe et la cohérence. Vous préparez également les documents de briefing remis aux enquêteurs avant chaque enquête : consignes, phrase d'introduction et cibles à joindre.

Une fois les questionnaires remplis, vous contrôlez les réponses pour repérer les questionnaires incomplets ou les incohérences. Vous corrigez et harmonisez les réponses aux questions ouvertes, puis vous préparez les fichiers Excel que le chargé d'études utilisera pour son analyse.

En complément, vous mettez à jour la base de contacts commerciaux de l'institut, vous alimentez le CRM et vous participez à la préparation des mailings. Vous gérez aussi l'administratif courant de l'équipe : classement et archivage des dossiers d'études, suivi des plannings et, selon les besoins, gestion des documents des enquêteurs terrain, comme les contrats et les notes de frais kilométriques

Le Profil Adéquat

Vous avez une première expérience en assistanat administratif, en gestion de données ou en back-office.

Un excellent niveau sur Excel est indispensable pour ce poste. Trier, filtrer, supprimer des doublons, utiliser des formules de recherche (RECHERCHEV, RECHERCHEX) ou des tableaux croisés dynamiques, et travailler sur des fichiers de plusieurs milliers de lignes doivent faire partie de votre quotidien.

Vous êtes à l'aise avec l'informatique et vous prenez vite en main de nouveaux outils. Une expérience dans un institut d'études ou un centre d'appels serait un vrai plus.

Rigoureux(se) et minutieux(se), vous savez qu'une erreur dans un fichier peut fausser toute une enquête. Votre orthographe est irréprochable. Vous êtes rapide, autonome et discret(ète) avec les données qui vous sont confiées.

Ce que nous vous proposons

Une rémunération selon votre profil et votre expérience, à laquelle s'ajoutent 10% d'indemnité de fin de mission, 10% de congés payés et un Compte Épargne Temps (CET) à 5%. Vous intégrerez une équipe à taille humaine, et notre agence vous accompagne tout au long de votre mission.

Si ce poste vous parle, postulez et l'un de nos recruteurs vous recontactera rapidement.

Adéquat, simplement pour vous !